e-Factura este sistemul national prin care facturile se transmit la ANAF. WeBill trimite facturile in locul tau, urmareste daca au fost acceptate si aduce in aplicatie facturile primite de la furnizori.
Ce ai nevoie
- Un certificat digital pe numele unei persoane inregistrate in Spatiul Privat Virtual (SPV) pentru firma ta.
- Conectarea firmei la ANAF. Se face o singura data.
Cum conectezi firma la ANAF
- Deschide Mai mult → Date companie → e-Factura.
- Daca firma nu e conectata, vezi mesajul Compania nu este autorizata in SPV. Apasa Autorizeaza in SPV.
- Confirma cu Deschide in browser. Se deschide pagina WeBill in browserul telefonului; acolo, dupa autentificare, alegi autorizarea, iar ANAF cere certificatul digital. Autorizarea cu certificat se face cel mai usor de pe calculator, din contul web (webill.ro).
- Revino in aplicatie.
Lista Tokenuri SPV arata conectarea ta (Token generat cu data, cat timp Expira la sau Expirat). Atinge-o ca sa vezi setarile ei:
- Incarca automat facturile emise: facturile se trimit singure la ANAF;
- Descarca automat facturile primite: facturile furnizorilor se aduc singure. Cand porneste, apar comutatoarele Facturi de vanzare, Facturi de cumparare, Mesaje din e-Factura si Erori din e-Factura; opreste ce nu vrei sa se descarce;
- Integrarea cu e-Factura este activa.
Apasa Salveaza dupa modificari. Revoca tokenul opreste conectarea si la ANAF: nu se mai trimit si nu se mai descarca documente. Foloseste-l doar daca vrei sa opresti complet legatura.
Verificarea facturii
Dupa ce emiti sau modifici o factura, WeBill o verifica la ANAF. Rezultatul il vezi in pagina facturii, in tabul SPV. Daca e corecta, poate fi trimisa. Daca nu, vezi motivul in pagina. Cea mai frecventa cauza este adresa clientului incompleta: deschide clientul si completeaza judetul, localitatea si strada. Daca o factura validata nu poate fi trimisa, cardul Factura nu poate fi trimisa in SPV spune de ce.
Cum trimiti o factura in e-Factura
- Deschide factura si mergi in tabul SPV, sau foloseste butonul de pe randul facturii din lista.
- Apasa Trimite in SPV si confirma la Trimiti factura in SPV?. Dupa trimitere factura nu se mai poate modifica, doar storna. Daca are incasari notate, mesajul spune ce suma de plata va vedea beneficiarul.
- Factura intra la coada si apoi ajunge la ANAF. Raspunsul vine de obicei in cateva minute. Ca sa afli mai repede, apasa Verifica starea in SPV.
- Cand ANAF accepta factura, o vezi ca transmisa. Daca o respinge, vezi Factura a fost respinsa in SPV, cu motivul. Corecteaza si trimite din nou.
Beneficiarul vede in SPV valoarea intreaga a facturii ca suma de plata; se scad doar incasarile Din credit client si Avans. Daca vrei sa se scada toate incasarile, porneste Incasarile apar pe factura trimisa clientului din Preferinte (vezi capitolul Incasari).
Factura cu minus sau nota de credit
Stornarile si facturile de reducere se trimit implicit ca facturi cu valori negative. Daca un client cere nota de credit, in Date companie → Preferinte, la Documentele cu minus se trimit ca, alege Nota de credit (381) in loc de Factura cu minus (380). Pentru o singura factura, in formular poti alege tipul si la Tip document: Factura sau Nota de creditare (valori negative).
Termenul de transmitere
O factura emisa catre o firma trebuie transmisa in SPV in 5 zile lucratoare de la data ei. Ziua facturii nu se numara; sambetele, duminicile si sarbatorile legale nu se numara. Exemplu: pentru o factura din miercuri 07.10.2026, ultima zi este miercuri 14.10.2026.
Pe o factura netrimisa, dupa termen, vezi Termenul pentru SPV a trecut. Aplicatia nu te opreste sa o trimiti, dar transmiterea dupa termen se poate sanctiona, deci trimite-o cat mai repede. La trimitere, mesajul de confirmare te avertizeaza daca termenul a trecut.
Trimiterea automata
Poti lasa aplicatia sa trimita facturile singura:
- In Date companie → e-Factura, verifica ca Incarca automat facturile emise e pornit pe conectarea ta.
- In Preferinte, la Trimitere automata in e-Factura, alege dupa cate zile de la data facturii se trimite.
- Salveaza.
Iti recomandam sa lasi cel putin o zi, ca sa poti corecta o greseala inainte sa plece la ANAF. Se trimit singure doar facturile verificate ca fiind corecte.
Cu Trimite automat factura clientului (tot in Preferinte), dupa ce ANAF accepta factura, ea pleaca pe emailul clientului, ca PDF. Merge doar la clientii cu email completat.
Facturile din SPV
Tabul SPV are trei pastile:
| Pastila | Ce contine |
|---|---|
| Primite | Facturile trimise de furnizori. |
| Trimise | Facturile tale, asa cum au ajuns la ANAF. |
| Mesaje si erori | Mesajele din SPV si erorile primite de la ANAF. Filtrul Tip le separa; randurile cu eroare au eticheta Eroare. |
Deasupra listei ai cautarea Cauta in SPV, filtre (Plata sau Incasare, Scadenta, Tip) si perioada. Raport XLSX exporta lista pentru contabil.
Atinge un rand ca sa-i deschizi detaliile: furnizor sau client, Scadenta, valori, identificatori. Butoanele din pagina:
- Deschide PDF: factura ca PDF;
- XML si Arhiva ZIP: fisierele originale de la ANAF, utile contabilului;
- Email: trimite factura pe o adresa scrisa de tine;
- Marcheaza platita / Marcheaza incasata: pe facturile primite notezi ca ai platit furnizorul, ca sa vezi ce mai ai de platit; pe cele trimise notezi incasarea. La facturile tale legate de WeBill, incasarea se schimba din pagina facturii;
- Citeste eroarea: la mesajele de eroare, explicatia ANAF.
Aducerea imediata a facturilor noi din SPV (Descarca din SPV) se face din contul web (webill.ro); aplicatia le descarca singura, de cateva ori pe zi, cand Descarca automat facturile primite este pornit.
Notificari pe email
In Date companie → Preferinte, la Adrese de email:
- Notificari e-Factura: aici primesti erorile de validare si alertele despre facturile netrimise;
- Facturi primite in e-Factura: aici primesti fiecare factura descarcata de la furnizori. Adresele se despart prin virgula; prima este destinatarul, celelalte primesc o copie.
Extrase bancare
Platile facturilor de cumparare primite prin SPV se potrivesc din Extrase bancare; vezi capitolul Incasari.