Daca vinzi online si trimiti coletele cu plata la livrare (ramburs), banii ii primesti de la firma de curierat. Curierul iti trimite periodic un fisier cu coletele pentru care a incasat bani in locul tau. In loc sa cauti fiecare factura de mana, incarci fisierul in WeBill si aplicatia gaseste singura factura fiecarui colet si noteaza incasarea.
Gasesti aceasta sectiune in Mai mult → Incasari curieri (sectiunea Operatiuni).
Ce curieri sunt acceptati
| Curier | Ce fisier incarci |
|---|---|
| Cargus | Raportul de rambursuri (.xls) |
| Sameday | Borderoul de rambursuri (.xlsx) |
| Okazii | Raportul de tranzactii (.xlsx) |
| Posta Romana | Borderoul de rambursuri (.txt sau .csv) |
Descarca fisierul din contul tau de pe site-ul curierului si nu-l modifica.
Pregatirea: cum stie aplicatia ce factura sa incaseze
Aplicatia potriveste fiecare rand din fisier cu o factura dupa numarul AWB (numarul coletului) si dupa numarul comenzii. Ele trebuie scrise pe factura: la emitere, in pasul Comanda si livrare al formularului, completeaza Comanda, Curier si AWB. Daca facturile vin automat din magazinul online, campurile sunt de obicei deja completate. Cu cat mai multe facturi au AWB-ul completat, cu atat mai putine randuri ai de verificat de mana.
Cum incarci fisierul
- Deschide Incasari curieri si apasa
+(Import nou), in dreapta sus. - La Curier, alege curierul.
- La Fisier, apasa Alege fisierul si alege fisierul de pe telefon (formate: XLS, XLSX, TXT, CSV).
- Apasa Incarca fisierul.
Fisierul se proceseaza in fundal, iar ecranul se actualizeaza singur. La fisiere mari poate dura cateva minute. Poti incarca acelasi fisier de mai multe ori: randurile vazute deja sunt recunoscute (apar la „deja importate anterior”) si nu se incaseaza de doua ori.
Ce se intampla cu fiecare rand
Pentru fiecare colet, aplicatia cauta factura cu acelasi AWB sau numar de comanda:
- daca gaseste exact o factura, noteaza singura o incasare de tip Ramburs, cu suma si data din fisier;
- daca nu gaseste nicio factura sau gaseste mai multe, nu face nimic singura: randul ramane De verificat si decizi tu.
Coletele Posta Romana nu se incaseaza niciodata automat. Le potrivesti tu, cu Mapeaza.
Pagina unui import arata cate randuri sunt potrivite, de verificat si ignorate. Randurile au filtrele Stare, Curier si Suma. Eticheta Suma diferita inseamna ca suma de la curier nu este egala cu restul de incasat al facturii (client care a refuzat o parte, comision retinut sau incasare notata deja de mana). Incasarea s-a notat cu suma reala; daca e dublata, apasa Anuleaza pe rand.
Randurile „De verificat”
Le rezolvi din pagina fiecarui import sau din butonul De verificat (n) de sus, de pe lista Incasari curieri, care le aduna din toate importurile. Fiecare rand are doua butoane: Mapeaza si Ignora.
Mapeaza (legi randul de o factura)
- Apasa Mapeaza. Vezi curierul, data, Suma incasata, Destinatar, Referinta comanda si AWB.
- Sub ele ai Facturi sugerate; cele cu aceeasi suma au eticheta suma identica. Daca factura nu e in lista, scrie in cautare numarul facturii, AWB-ul, ID-ul comenzii sau numele clientului.
- Alege factura. Suma se completeaza singura.
- Apasa Mapeaza.
Daca banii sunt pentru mai multe facturi, alege-le pe toate si imparte suma pe ele. Cand totalul alocat egaleaza rambursul apare Suma completa si butonul Mapeaza se activeaza. Aplicatia noteaza cate o incasare pe fiecare factura.
Ignora: pentru randurile care nu au ce cauta in WeBill (colet de test, incasare deja notata de mana). Confirmi, iar randul nu mai creeaza nicio incasare.
Am gresit. Cum repar?
- Am legat randul de factura gresita: apasa Anuleaza pe rand. Incasarea creata se sterge, restul facturii se recalculeaza, iar randul revine la De verificat. Apoi il mapezi din nou.
- Am ignorat un rand din greseala: apasa Reactiveaza.
Anuleaza si Reactiveaza apar doar utilizatorilor care au dreptul sa stearga incasari de curier.
Alte butoane din pagina unui import
- Reincearca potrivirea automata: dupa ce ai completat AWB-uri pe facturi, aplicatia incearca din nou sa potriveasca randurile ramase. Randurile deja incasate nu sunt atinse.
- Reproceseaza fisierul: apare doar daca importul a esuat (fisier stricat sau alt format).
- Sterge importul: apare doar daca niciun rand nu a fost potrivit, ca sa nu pierzi incasari notate.
Unde vezi incasarile
Fiecare rand incasat creeaza o incasare Ramburs pe factura, in tabul Incasari, exact ca si cum ai fi notat-o tu. Pe rand apare si lista facturilor legate.
Optional: anunta magazinul online
Daca ai un magazin online care poate primi mesaje de la WeBill, aplicatia il poate anunta dupa fiecare incasare de ramburs ca o comanda a fost platita. Setarea se face o singura data: pe lista Incasari curieri apasa Setari, porneste Notifica website-ul si completeaza URL notificare, Format payload, Utilizator si Parola (datele ti le da cine se ocupa de magazin). Apasa Salveaza. Dupa activare vezi Ultima notificare si Ultima eroare. Pe randuri apare Website notificat sau Notificare website esuata. Daca nu ai un astfel de magazin, lasa comutatorul oprit.
Sfaturi
- Incarca fisierele regulat, de exemplu o data pe saptamana.
- Verifica De verificat de fiecare data. Un numar mare inseamna ca multe facturi nu au AWB-ul completat.
- Nu nota de mana incasarile de ramburs: lasa fisierul curierului sa le noteze, altfel factura le are de doua ori.