e-Factura (SPV)

e-Factura este sistemul național prin care facturile se transmit la ANAF. WeBill trimite facturile în locul tău, urmărește dacă au fost acceptate și aduce în aplicație facturile pe care ți le trimit furnizorii. Tu nu mai intri pe site-ul ANAF și nu mai încarci fișiere de mână.

Ce ai nevoie

• Un certificat digital (semnătură electronică) sau token ANAF, pe numele unei persoane înregistrate în Spațiul Privat Virtual (SPV) pentru firma ta. Îl obții de la un furnizor autorizat sau îl ai deja dacă folosești SPV.
• Conectarea firmei la ANAF din aplicație. O faci o singură dată, după cum este explicat mai jos.

Cum conectezi firma la ANAF

1. Deschide Setări → e-Factura.
2. Apasă butonul Autorizează în SPV și confirmă cu Continuă la ANAF. Vei fi dus pe site-ul ANAF.
3. Alege certificatul digital când ți-l cere browserul și confirmă accesul.
4. Ești adus înapoi în WeBill. Firma este conectată.

În pagina e-Factura apare acum conectarea ta (Token generat cu data), cu data la care expiră și dacă este activă sau expirată. Aplicația reînnoiește conectarea singură, cât timp este valabilă. Dacă totuși expiră, primești un email la adresa de notificări e-Factura (vezi mai jos) și repeți pașii de mai sus.

Dacă apeși pe butonul cu creion al conectării, poți porni sau opri două lucruri:

• Încarcă automat facturile emise: facturile tale se trimit singure la ANAF, fără să apeși nimic (vezi „Trimiterea automată”).
• Descarcă automat facturile primite: facturile de la furnizori se aduc singure în aplicație. Când pornești această opțiune apar patru comutatoare, unul pentru fiecare tip de mesaj din SPV: Facturi de vânzare (mesajele de tip T), Facturi de cumpărare (tip P, de la furnizori), Mesaje din e-Factura (tip R) și Erori din e-Factura (tip E). În momentul în care pornești descărcarea automată, toate cele patru se activează singure; oprește ce nu vrei să se descarce și apasă Salvează. Dacă oprești descărcarea automată, comutatoarele rămân așa cum le-ai lăsat, dar nu mai au efect. La o nouă pornire se activează din nou toate, deci verifică-le înainte de a salva.

În aceeași fereastră, butonul Revocă tokenul oprește conectarea și la ANAF: din acel moment nu se mai trimit și nu se mai descarcă documente. Folosește-l doar dacă vrei să oprești complet legătura cu ANAF.

Verificarea automată a facturii

Imediat după ce emiți o factură (sau după ce o modifici), WeBill o verifică la ANAF ca să fie sigur că va fi acceptată. Nu trebuie să faci nimic: în pagina facturii, lângă starea ei, apare pentru câteva secunde Se validează, apoi rezultatul:

• De trimis în SPV, cu butonul Trimite în SPV în partea de sus: factura este corectă și poate pleca la ANAF;
• caseta roșie e-Factura a returnat o eroare: ceva nu este în regulă. Explicația ANAF este scrisă chiar în casetă, în partea de sus a facturii.

În lista de facturi, coloana e-Factura arată pe scurt aceeași stare (de exemplu De trimis sau Eroare).

După ce corectezi factura și apeși Salvează modificările, verificarea se face din nou singură.

Cea mai frecventă cauză de eroare este adresa clientului incompletă (lipsește județul, localitatea sau strada). Pentru firmele din România, WeBill completează singur adresa de la ANAF atunci când lipsește. Dacă eroarea persistă, deschide clientul și verifică adresa. O poți face direct din factură, cu Editează datele clientului.

Cum trimiți o factură în e-Factura

1. Deschide factura și apasă butonul Trimite în SPV din partea de sus (îl găsești și în Acțiuni).
2. Confirmă mesajul. Atenție: după trimitere, factura nu mai poate fi modificată. Dacă ai greșit ceva, o vei putea doar storna. Dacă factura are încasări notate, mesajul îți spune ce sumă de plată va vedea beneficiarul în SPV; citește-l înainte să confirmi.
3. Factura intră la coadă: vezi În coada SPV, apoi Se trimite în SPV, apoi Încărcată în SPV sau În prelucrare la ANAF. Înseamnă că a ajuns la ANAF și se așteaptă răspunsul.
4. Răspunsul apare de obicei în câteva minute, uneori mai mult, în funcție de cât de încărcat este sistemul ANAF. WeBill verifică singur răspunsul periodic. Dacă vrei să afli mai repede, alege din Acțiuni → Verifică starea în SPV.
5. Când ANAF acceptă factura, vezi eticheta verde Transmisă în SPV. Gata.

Dacă ANAF respinge factura, vezi Respinsă în SPV și caseta Factura a fost respinsă în SPV, cu motivul. Corectează și trimite din nou.

Ce sumă de plată vede beneficiarul în SPV

Beneficiarul vede valoarea întreagă a facturii ca sumă de plată. Încasările notate de tine nu se transmit, cu excepția plăților Din credit client și Încasare din avans, care se scad mereu.

Dacă vrei ca toate încasările să se scadă din suma de plată transmisă în SPV, activează opțiunea Încasările apar pe factura trimisă clientului din Setări → Preferințe. Regula este aceeași la trimiterea manuală și la trimiterea automată. Detalii în capitolul Încasări.

Lista de facturi are un filtru e-Factura, cu care poți vedea dintr-o privire, de exemplu, doar facturile cu erori sau doar cele netrimise.

Factură cu minus sau notă de credit

Stornările, stornările parțiale și facturile de reducere sunt documente cu minus. Implicit ajung în e-Factura ca facturi cu valori negative, iar ANAF le acceptă așa.

Unele firme mari cer, pentru programul lor de contabilitate, nota de credit (tipul 381): același document, cu valorile cu plus. Dacă un client ți-o cere, alege Notă de credit (381) la Documentele cu minus se trimit ca, în Setări → e-Factura. Setarea se aplică documentelor cu minus trimise de atunci înainte. Factura PDF rămâne cu minus, iar factura de corecție se trimite mereu ca factură.

Stările e-Factura ale unei facturi

Termenul de transmitere

O factură emisă către o firmă trebuie transmisă în SPV în 5 zile lucrătoare de la data ei. Termenul se numără așa:

• ziua în care e datată factura nu se ia în calcul; numărătoarea începe din ziua lucrătoare următoare;
• sâmbăta, duminica și sărbătorile legale (de exemplu 1 și 2 ianuarie, Paștele, 1 mai, 1 decembrie, Crăciunul) nu se numără;
• a cincea zi lucrătoare este ultima zi în care mai poți trimite factura.

Exemplu: pentru o factură din miercuri, 07.10.2026, zilele lucrătoare sunt joi 08.10 (ziua 1), vineri 09.10 (ziua 2), apoi, după weekend, luni 12.10 (ziua 3), marți 13.10 (ziua 4) și miercuri 14.10 (ziua 5). Factura se poate trimite până pe 14.10.2026 inclusiv.

WeBill calculează termenul pentru fiecare factură:

• pe o factură netrimisă, după ce termenul a trecut, vezi caseta Termenul pentru SPV a trecut, cu data la care a expirat; aplicația nu te oprește să o trimiți, dar transmiterea după termen se poate sancționa, așa că trimite-o cât mai curând;
• când apeși Emite pe o factură cu o dată din trecut pentru care termenul a expirat deja, aplicația îți arată termenul și îți cere confirmarea (Emite cu această dată);
• mesajul zilnic pe email (vezi Notificări pe email) îți amintește de facturile emise care încă nu au ajuns în SPV.

Zilele libere acordate în plus prin hotărâre de guvern (de exemplu o zi „punte” între o sărbătoare și weekend) nu sunt sărbători legale, așa că aplicația le socotește zile lucrătoare.

Trimiterea automată

Nu trebuie să apeși Trimite în SPV pe fiecare factură. Poți lăsa aplicația să le trimită singură:

1. Deschide Setări → e-Factura și verifică că opțiunea Încarcă automat facturile emise este pornită pe conectarea ta.
2. Pe aceeași pagină, la Trimiterea facturilor → Trimitere automată în e-Factura, alege după câte zile de la data facturii se trimite: imediat, sau după 1, 2, 3 sau 4 zile.
3. Apasă Salvează.

Îți recomandăm să lași cel puțin o zi: așa ai timp să observi o greșeală și să corectezi factura înainte să plece la ANAF. Se trimit automat doar facturile verificate ca fiind corecte (cele De trimis în SPV). Facturile cu eroare rămân pe loc până le corectezi.

Termenul legal de transmitere este de 5 zile lucrătoare de la data facturii (vezi Termenul de transmitere), așa că ai grijă ca intervalul ales plus timpul de corecție să se încadreze în el.

Trimiterea automată a facturii către client

În Setări → e-Factura, la Trimiterea facturilor, opțiunea Trimite automat factura clientului face ca, imediat după ce ANAF acceptă o factură (starea Transmisă în SPV), aceasta să fie trimisă pe emailul clientului, ca PDF, fără să mai apeși nimic. Funcționează doar pentru clienții care au adresa de email completată și doar pentru facturile acceptate după ce ai pornit opțiunea.

Facturile primite de la furnizori

În meniul e-Factura → Facturi primite găsești facturile pe care furnizorii ți le-au trimis prin SPV. Aplicația le descarcă singură, de câteva ori pe zi, dacă opțiunea Descarcă automat facturile primite este pornită pe conectarea ta. Dacă vrei să le aduci chiar acum, apasă butonul Descarcă din SPV din partea de sus a paginii și revino peste câteva minute.

Pentru fiecare factură vezi furnizorul, numărul, data, scadența și totalul. În dreapta rândului, butonul cu trei puncte deschide acțiunile:

• Vezi PDF: deschide factura ca PDF, direct în browser;
• Descarcă PDF: salvează PDF-ul pe calculator;
• Descarcă arhiva ANAF (ZIP): fișierul original de la ANAF, cu XML-ul, util pentru contabil.

Coloana Plată are un comutator: când ai plătit factura furnizorului, pornește-l. Așa vezi oricând ce mai ai de plătit.

Dacă vrei să dai contabilului facturile primite, apasă Export în partea de sus: Arhivă PDF pe lună (alegi luna și anul; arhivele mari vin pe email) sau Raport complet (XLSX).

Facturile tale, așa cum sunt la ANAF

În e-Factura → Facturi trimise vezi toate facturile tale așa cum au ajuns la ANAF, cu dovada de transmitere. De aici le poți deschide, descărca ca PDF sau ca arhivă ANAF și exporta, la fel ca pe facturile primite. Coloana Încasare urmează automat starea de încasare a facturii din WeBill; o schimbi din pagina facturii, nu de aici.

Deasupra listei ai filele Primite, Trimise, Mesaje și Erori:

• Mesaje: mesajele trimise de clienții tăi prin SPV (de exemplu, un client care contestă o factură) și cele trimise de tine.
• Erori: mesajele de eroare primite de la ANAF. Alege Citește eroarea din meniul rândului ca să vezi explicația.

Notificări pe email

În Setări → e-Factura, la Notificări, ai două câmpuri:

• Alerte e-Factura: aici primești un mesaj când o factură are eroare la verificare sau este respinsă de ANAF, un mesaj zilnic cu facturile emise care încă nu au fost transmise cu succes (ca să nu depășești termenul legal) și un mesaj dacă legătura cu ANAF a expirat.
• Facturi primite în e-Factura: aici primești, de fiecare dată când aplicația aduce facturi noi de la furnizori, un mesaj cu lista lor și PDF-urile atașate. Poți scrie mai multe adrese despărțite prin virgulă; prima este destinatarul principal, celelalte primesc o copie.

Extrase bancare

În meniul Încasări → Extrase bancare încarci extrasul de cont de la bancă. Aplicația potrivește încasările cu facturile emise și plățile cu facturile de cumpărare primite prin SPV (pe care le marchează ca plătite); tu doar confirmi propunerile. Vezi capitolul Încasări.