Încasări curieri

Dacă vinzi online și trimiți coletele prin curier cu plata la livrare (ramburs), banii îi primești de la firma de curierat, nu direct de la client. Curierul îți trimite periodic un fișier (un tabel) cu toate coletele pentru care a încasat bani în locul tău. În loc să cauți fiecare factură de mână și să notezi încasarea, încarci fișierul în WeBill și aplicația face treaba pentru tine: găsește singură factura fiecărui colet și notează încasarea.

Această secțiune o găsești în meniul din stânga, la Încasări → Încasări curieri.

Ce curieri sunt acceptați

Fișierele le descarci din contul tău de pe site-ul curierului, exact așa cum ți le dă el. Nu trebuie să le modifici sau să le rearanjezi.

Pregătirea: cum știe aplicația ce factură să încaseze

Aplicația potrivește fiecare rând din fișierul curierului cu o factură de-a ta după două informații:

• numărul AWB (numărul coletului, scris pe eticheta de transport);
• numărul comenzii din magazinul tău online.

Ca să funcționeze potrivirea automată, aceste informații trebuie să fie scrise pe factură. Deschide factura și apasă pe caseta Comandă și livrare: acolo ai câmpurile Număr comandă și AWB. Dacă facturile îți vin automat din magazinul online, câmpurile sunt de obicei deja completate. Dacă faci facturile de mână, completează măcar unul dintre ele, de preferat AWB-ul.

Cu cât mai multe facturi au AWB-ul sau numărul comenzii completat, cu atât mai puține rânduri vei avea de verificat de mână după fiecare fișier încărcat.

Cum încarci fișierul de la curier

1. Apasă pe Încasări → Încasări curieri în meniul din stânga.
2. Apasă butonul Încarcă fișier curier.
3. La Firma de curierat, alege curierul de la care ai primit fișierul.
4. La Fișier primit de la curier, apasă și alege fișierul de pe calculator.
5. Apasă Încarcă și procesează.

Aplicația începe să citească fișierul în fundal. Ești dus pe pagina fișierului încărcat, care se reîmprospătează singură la câteva secunde. Nu trebuie să apeși nimic, doar așteaptă până când starea ajunge la Procesat. La fișiere mari poate dura câteva minute.

Poți încărca același fișier de mai multe ori fără grijă: rândurile pe care aplicația le-a văzut deja sunt recunoscute și nu se încasează de două ori. Le vezi în pagina fișierului, sub numărul de rânduri, la „deja importate anterior”.

Ce se întâmplă cu fiecare rând din fișier

Pentru fiecare colet din fișier, aplicația caută factura cu același AWB sau cu același număr de comandă. Apoi:

• A găsit exact o factură: notează încasarea singură. Pe factură apare o încasare de tip Ramburs, cu suma și data din fișierul curierului, iar rândul primește starea Încasată automat.
• Nu a găsit nicio factură sau a găsit mai multe care s-ar potrivi: nu face nimic singură, ca să nu greșească. Rândul primește starea De verificat, iar tu decizi (vezi mai jos).

Coletele trimise prin Poșta Română nu se încasează niciodată automat, pentru că borderoul poștei nu conține suficiente informații pentru o potrivire sigură. Le vei potrivi tu, din câteva clickuri, după cum este explicat mai jos.

Pagina unui fișier încărcat

După procesare, în partea de sus a paginii vezi un rezumat:

• Rânduri: câte colete erau în fișier;
• Încasate: câte au fost potrivite și încasate;
• De verificat: câte așteaptă decizia ta;
• Ignorate: câte ai hotărât să nu le încasezi.

Mai jos este lista tuturor rândurilor, cu data, AWB-ul, destinatarul, referința comenzii, suma, factura pe care s-a făcut încasarea și starea. Rândurile care au nevoie de atenția ta sunt afișate primele.

Stările posibile ale unui rând:

Dacă lângă stare apare eticheta Sumă diferită, înseamnă că suma primită de la curier nu este egală cu ce mai era de încasat pe factură. Cauze obișnuite: clientul a refuzat o parte din colet, curierul a reținut un comision, sau încasarea fusese deja notată de mână pe factură. Încasarea s-a notat cu suma reală primită, dar merită să arunci o privire și, dacă este dublată, să apeși Anulează pe rând.

Cum rezolvi rândurile „De verificat”

Ai două locuri de unde le poți rezolva:

• din pagina fiecărui fișier încărcat;
• din butonul De verificat de pe pagina principală Încasări curieri, unde vezi la un loc toate rândurile de verificat din toate fișierele. Numărul de pe buton îți spune câte sunt.

Pentru fiecare rând de verificat ai două butoane: Mapează și Ignoră.

Mapează (a lega rândul de o factură)

1. Apasă Mapează pe rândul respectiv. Se deschide o fereastră cu datele coletului: curierul, data, suma încasată, numele destinatarului și referința comenzii.
2. Sub ele ai o listă de facturi sugerate: facturi emise, care mai au de încasat, cu data apropiată de data coletului. Cele cu suma cea mai apropiată sunt primele, iar facturile pe numele destinatarului urcă în listă. Dacă o factură are exact aceeași sumă, vezi lângă ea eticheta sumă identică.
3. Dacă factura potrivită nu este în listă, scrie în căsuța de căutare numărul facturii, AWB-ul, numărul comenzii sau numele clientului.
4. Bifează factura potrivită. Suma încasată se completează singură.
5. Apasă Creează încasarea.

Fereastra se închide, încasarea apare pe factură, iar rândul trece la Încasată manual.

Dacă banii sunt pentru mai multe facturi. Se întâmplă ca un client să comande de două ori și să primească un singur colet. Curierul îți trimite o singură sumă, dar tu ai două facturi. În fereastra de mapare bifează pe rând toate facturile la care se referă banii. Pentru fiecare factură bifată apare o căsuță cu suma încasată, pe care o poți corecta de mână. Sub tabel vezi cât ai alocat din suma primită și cât mai este de împărțit. Când rămâne 0, apare eticheta Sumă completă și poți apăsa Creează încasarea. Aplicația notează câte o încasare pe fiecare factură, cu sumele scrise de tine.

Ignoră

Apasă Ignoră dacă rândul nu are ce căuta în WeBill: de exemplu, coletul nu este al firmei tale, este un colet de test, sau încasarea a fost deja notată de mână pe factură. Confirmi întrebarea și rândul trece la Ignorată. Nu se creează nicio încasare.

Am greșit. Cum repar?

Am legat rândul de factura greșită. Caută rândul în pagina fișierului și apasă Anulează. Încasarea (chitanța) creată este ștearsă, restul de încasat al facturii se recalculează, iar rândul revine la De verificat. Apoi apeși din nou Mapează și alegi factura corectă.

Am ignorat un rând din greșeală. Caută rândul și apasă Reactivează. Rândul revine la De verificat.

Aplicația a potrivit singură o factură greșită. Se întâmplă rar, de obicei când două facturi au același AWB scris din greșeală. Apasă Anulează pe rând, apoi corectează AWB-ul pe facturi și mapează rândul de mână.

Butoanele Anulează și Reactivează sunt disponibile doar utilizatorilor care au dreptul de a șterge încasări de curier.

Alte butoane din pagina fișierului

• Reîncearcă potrivirea automată: dacă ai completat între timp AWB-uri sau numere de comandă pe facturi, apasă aici și aplicația încearcă din nou să potrivească singură rândurile rămase de verificat. Rândurile deja încasate nu sunt atinse.
• Reprocesează fișierul: apare doar dacă fișierul a ajuns în starea Eroare (de exemplu, fișierul era stricat sau în alt format). După ce problema a fost rezolvată, apasă aici. Rândurile deja importate nu se dublează.
• Șterge importul: șterge fișierul și rândurile lui. Funcționează doar dacă niciun rând nu a fost încasat, ca să nu pierzi încasări deja notate.

Unde vezi încasările pe facturi

Fiecare rând încasat creează o încasare de tip Ramburs pe factură, exact ca și cum ai fi notat-o tu din Acțiuni → Încasează. O vezi în secțiunea Încasări a facturii, iar starea facturii se schimbă în Încasată sau Încasată parțial. În coloana Chitanță din lista rândurilor vezi numărul încasării și data ei.

În lista Facturi fiscale și în Rapoarte aceste încasări se adună la fel ca oricare altele.

Opțional: anunță magazinul online că s-a încasat comanda

Dacă ai un magazin online care poate primi mesaje de la WeBill, aplicația îl poate anunța automat, după fiecare încasare de ramburs, că o anumită comandă a fost plătită. Astfel comanda se marchează ca plătită și în magazin, fără să faci tu nimic.

Setarea o faci o singură dată, în Setări → Curieri:

1. Pornește comutatorul Notifică website-ul la încasare.
2. Completează URL notificare, Utilizator (basic auth) și Parola (basic auth). Aceste date ți le dă persoana care se ocupă de magazinul tău online (programatorul sau firma care l-a făcut). Dacă nu ai un astfel de magazin sau nu știi ce să scrii aici, lasă comutatorul oprit; încasările funcționează la fel de bine și fără această setare.
3. Apasă Salvează.

După activare, în aceeași pagină vezi la Ultima notificare când a reușit ultima notificare și, la Ultima eroare, dacă a fost vreo problemă. În lista rândurilor încasate, în coloana Detalii, apare Website notificat când mesajul a ajuns, sau Notificare website eșuată dacă nu a ajuns. Sub acest mesaj apasă Retrimite notificarea ca să trimiți din nou, pe loc (de exemplu, după ce ai corectat URL-ul în setări); dacă tot nu ajunge, vezi eroarea imediat. În fereastra de mapare manuală ai o bifă prin care poți alege, la fiecare rând, dacă trimiți sau nu notificarea.

Sfaturi

• Încarcă fișierele de la curier regulat (de exemplu, o dată pe săptămână), ca să ai mereu situația încasărilor la zi.
• Verifică butonul De verificat de fiecare dată când intri pe pagina Încasări curieri. Dacă numărul de pe buton este mare, înseamnă că multe facturi nu au AWB-ul sau numărul comenzii completat.
• Folosește filtrele de deasupra listei (stare, curier, sumă, dată, Doar suma diferită) ca să găsești repede rândurile care te interesează.
• Nu nota de mână încasările de ramburs pe facturi; lasă fișierul curierului să le noteze. Dacă le notezi și tu, și aplicația, factura va avea încasarea de două ori și va apărea eticheta Sumă diferită. Dacă s-a întâmplat deja, apasă Anulează pe rândul respectiv.