Clienții tăi

Un client este firma sau persoana căreia îi emiți factura. Îl adaugi o singură dată, apoi îl alegi din listă la fiecare factură nouă.

Cum adaugi un client (firmă)

1. Apasă pe Clienți în meniul din stânga, apoi pe butonul Client nou.
2. Lasă tipul Firmă, scrie CUI-ul clientului și apasă butonul Caută în ANAF de lângă el.
3. Denumirea, adresa și celelalte date se completează singure. Verifică-le.
4. Completează, dacă vrei, emailul clientului: pe această adresă îi vei trimite facturile direct din aplicație. Pentru mai multe adrese, separă-le cu virgulă.
5. Apasă Adaugă clientul.

Cum adaugi o persoană fizică

1. Apasă pe Clienți, apoi pe Client nou.
2. Alege tipul Persoană fizică.
3. Scrie numele complet și, dacă ai nevoie de ele pe factură, CNP-ul și adresa.
4. Apasă Adaugă clientul.

Client favorit

Pornește Client favorit în pagina clientului (secțiunea Identificare) la clienții cu care lucrezi des. Când alegi clientul pe o factură, proformă, factură recurentă, contract sau e-Transport, favoriții apar primii în listă, marcați cu o steluță. În lista Clienți îi găsești cu filtrul Favoriți.

Adrese de livrare

În pagina clientului, secțiunea Adrese de livrare ține punctele de lucru sau adresele unde livrezi marfa. Le adaugi cu Adaugă adresă de livrare; o adresă pe care nu o mai folosești o poți dezactiva, fără să o ștergi. Când emiți factura, alegi la ce adresă livrezi în câmpul Adresă de livrare de sub client. Apar doar adresele active.

Credit client

Dacă un client a plătit mai mult decât o factură sau ți-a dat bani în avans, suma apare în coloana Credit disponibil din lista de clienți și în pagina clientului, lângă numele lui. O poți folosi la încasarea următoarei facturi. Cum funcționează, pas cu pas, găsești în capitolul Încasări.

În pagina clientului, secțiunea Credit client arată soldul și registrul complet: ce intră din facturile încasate în plus sau stornate și ce se folosește pe facturi se scrie singur. Dacă trebuie să corectezi soldul (de exemplu un avans primit înainte să folosești aplicația), apasă Ajustare manuală și scrie suma (cu minus ca să scazi din credit), data și o observație. Doar ajustările manuale se pot modifica sau șterge.

Fișa clientului

Fișa arată, pe o perioadă, tot ce s-a întâmplat între tine și client: facturile emise și încasările lor, în ordinea datelor, cu soldul după fiecare rând. O deschizi din pagina clientului, cu butonul Fișa clientului din dreapta sus.

1. Alege perioada în câmpurile De la și Până la și apasă Arată. Implicit vezi anul curent, de la 1 ianuarie până azi; butoanele Anul curent și Anul trecut schimbă perioada dintr-un clic.
2. Sus vezi soldul de la începutul perioadei, totalul facturat (Debit), totalul încasat (Credit) și soldul de la sfârșitul perioadei. Un sold pozitiv înseamnă că clientul îți datorează bani, unul negativ că îi datorezi tu lui (de exemplu după o plată în plus sau o stornare).
3. Apasă PDF sau Excel ca să descarci fișa, sau Trimite pe email ca să i-o trimiți clientului, ca PDF, la adresa din pagina lui. E utilă la confirmarea soldului de la sfârșitul anului.

Ce intră în fișă:

• Pe debit: facturile emise. Stornările, facturile de reducere, notele de credit și corecțiile cu minus scad din debit.
• Pe credit: încasările, la data lor, și ajustările manuale din Credit client. Plățile făcute din credit client nu apar a doua oară: banii au intrat deja o dată, la încasarea în plus sau la stornare.
• Sumele sunt în lei. La facturile în valută vezi și moneda și cursul facturii.
• Banii încasați pe o proformă care nu a devenit încă factură apar separat, sub tabel, și nu intră în sold până la facturare.

Soldul inițial

Dacă ai lucrat cu clientul și înainte să folosești aplicația, apasă Sold inițial în pagina fișei și scrie cât îți datora clientul la o anumită dată (cu minus dacă îi datorai tu), apoi apasă Salvează. Fișa pornește de la această sumă, iar documentele din aplicație datate înainte de acea zi nu mai intră în fișă: sunt deja cuprinse în soldul inițial. Ca să renunți la soldul inițial, golește suma și salvează.

Date actualizate automat din ANAF

Pentru clienții firme din România, aplicația verifică periodic datele la ANAF și le actualizează singură: denumirea, numărul de la Registrul Comerțului, adresa și calitatea de plătitor de TVA. Nu trebuie să faci nimic.

• În pagina clientului apare eticheta Verificat în ANAF, cu data ultimei actualizări.
• Câmpurile completate din ANAF au un lacăt: nu le poți modifica de mână. Așa ești sigur că facturile pleacă cu datele oficiale ale clientului.
• Câmpurile pe care ANAF nu le are (de exemplu codul poștal) rămân editabile. Emailul, telefonul, banca și IBAN-ul le completezi tu, oricând.
• Dacă știi că firma și-a schimbat datele de curând, apasă Actualizează din ANAF în pagina clientului.
• Dacă ANAF nu găsește codul fiscal, vezi mesajul ANAF nu are date pentru acest CUI. Completează manual. și completezi datele de mână.
• Dacă ai greșit codul fiscal al unei firme, cel mai sigur este să adaugi un client nou, cu codul corect.

Persoanele fizice și clienții din alte țări nu sunt verificați la ANAF și pot fi modificați liber.

Starea firmei clientului

Odată cu datele firmei, aplicația preia din ANAF și starea ei: activă, inactivă fiscal, cu activitatea suspendată sau radiată, împreună cu data de la care firma este în acea stare.

• În lista de clienți, firmele care nu sunt active au o etichetă roșie sub nume. În pagina clientului apare caseta Client blocat, cu motivul.
• Către o firmă care nu este activă nu poți emite facturi. Aplicația îți spune de ce: starea firmei, data și când a fost verificată ultima oară.
• Facturile emise deja rămân valabile: le poți storna, anula și încasa. Proformele se pot emite în continuare.
• Dacă firma și-a rezolvat între timp situația, apasă Actualizează din ANAF în pagina clientului.

Istoricul clientului

În secțiunea Istoric de la finalul paginii clientului apasă Arată istoricul ca să vezi cine a modificat datele lui și când (denumire, cod fiscal, adresă, email, telefon, cont bancar, sold inițial), cu valoarea veche și cea nouă, inclusiv actualizările automate din ANAF.

Modificarea sau ștergerea unui client

Apasă pe numele clientului din listă ca să îi deschizi pagina. Modifică datele și apasă Salvează modificările. La firmele din România, datele preluate din ANAF nu pot fi modificate (vezi mai sus). Facturile emise deja păstrează datele de la momentul emiterii.

Ca să ștergi un client, deschide-i pagina, apasă butonul cu trei puncte din dreapta sus și alege Șterge clientul. Facturile deja emise rămân neschimbate; clientul nu mai poate fi ales pe facturi noi.

Un sfat

Când emiți o factură și clientul nu există încă în listă, îl poți adăuga direct de acolo, fără să părăsești factura: scrie numele sau codul fiscal în căutarea clientului și apasă Client nou din josul listei. Ce ai scris se completează singur în formular.