Dacă facturezi același lucru, la aceeași dată, în fiecare lună (abonamente, chirii, servicii lunare), nu mai trebuie să faci factura de mână. O configurezi o dată și aplicația o emite singură.
Cum creezi o factură recurentă
- Apasă pe Facturare → Facturi recurente, apoi pe Recurență nouă.
- Alege clientul și completează liniile (produsele sau serviciile), la fel ca la o factură obișnuită. În text poți folosi variabile, de exemplu luna și anul curent, completate la fiecare emitere.
- La Programare, alege cât de des se emite (Frecvență: lunar, trimestrial, anual etc.) și de la ce dată începe (Data primei facturi).
- La Factura, verifică seria, moneda, scadența și conturile afișate pe factură.
- Apasă Adaugă recurența.
Trimiterea în e-Factura a facturilor emise astfel urmează setările firmei, la fel ca pentru orice altă factură (vezi capitolul e-Factura (SPV)). Dacă firma încarcă facturile de mână, dar vrei ca facturile unei recurențe să plece singure, bifează Trimite automat în SPV în recurență: se încarcă la 3 ore după emitere (cât timp le mai poți corecta), dacă SPV-ul firmei e autorizat.
Bifează Trimite automat clientului pe email ca facturile recurenței să plece singure la client, cu PDF-ul atașat, chiar dacă firma nu trimite automat celelalte facturi. Dacă factura se încarcă în SPV, pleacă după ce SPV o acceptă (cu copia SPV); altfel, la 3 ore după emitere. Clientul trebuie să aibă o adresă de email.
Ce se întâmplă apoi
La fiecare dată stabilită, aplicația creează o factură fiscală nouă, cu numărul următor din serie, exact ca și cum ai fi făcut-o tu. O vezi în lista Facturi fiscale. Dacă nu vrei să aștepți, butonul Emite acum din lista Facturi recurente emite pe loc facturile care au ajuns la data lor.
Dacă o factură nu s-a putut emite la data ei
O factură recurentă se emite doar în ziua stabilită, niciodată cu o dată trecută. Dacă în ziua aceea nu s-a putut emite (de exemplu clientul era inactiv la ANAF sau lipsea cursul BNR), perioada respectivă se sare: factura nu se mai emite, iar recurența continuă de la următoarea dată. Perioada sărită se socotește în numărul de facturi de emis, ca recurența să nu factureze după sfârșitul contractului.
Primești un email cu facturile sărite. Dacă ai nevoie de factura pentru perioada ratată, emite-o manual din Facturi fiscale, cu data de azi. Tot din acest motiv, o recurență activă nu se poate salva cu data următoarei emiteri în trecut.
Cum oprești sau modifici
Deschide factura recurentă din listă și:
- modifică liniile, prețul sau frecvența; se aplică de la următoarea emitere;
- oprește-o din comutatorul Recurența este activă, când contractul se încheie.