Încasări

Încasarea înseamnă că ai primit banii pentru o factură. Notând încasările în aplicație, vezi oricând cine a plătit și cine are restanțe.

Cum notezi o încasare

1. Deschide factura din lista Facturi fiscale.
2. Apasă Acțiuni → Încasează (sau butonul Încasează din secțiunea Încasări a facturii).
3. Alege Tipul încasării (ordin de plată, numerar, card, bon fiscal, ramburs). Formularul se deschide gol, ca să nu salvezi din greșeală o încasare pe care nu ai primit-o.
4. Completează data și suma. Ca să mergi mai repede, apasă butonul Completează suma de lângă sumă (bagheta): butonul devine activ după ce ai ales tipul și completează singur identificatorul tranzacției, data de azi și restul de încasat al facturii. Verifică valorile și corectează-le dacă e cazul. Dacă clientul a plătit doar o parte, scrie suma primită; restul rămâne de încasat.
5. Apasă Salvează.

Starea de încasare a facturii se schimbă singură: Neîncasată, Încasată parțial, Încasată sau Încasată în plus (vezi mai jos).

Notează o încasare doar după ce ai primit banii. O factură marcată Încasată fără ca banii să fi intrat îți strică evidența restanțelor.

Ce vede clientul pe factură după o încasare

În mod obișnuit, încasările sunt evidența ta internă. Clientul vede pe PDF, în email și în SPV valoarea întreagă a facturii ca sumă de plată, chiar dacă tu ai notat o încasare.

Există două excepții, care apar mereu pe factură ca sumă achitată: încasările Din credit client și Încasare din avans. Sunt bani pe care clientul i-a plătit înainte de factură.

Dacă vrei ca toate încasările să apară pe factura trimisă clientului:

1. Deschide Setări → Preferințe.
2. Pornește Încasările apar pe factura trimisă clientului și apasă Salvează.

Cu opțiunea activată, PDF-ul arată rândurile Achitat și REST DE PLATA, emailul spune cât s-a achitat, iar în SPV factura pleacă cu restul de plată. O factură încasată integral ajunge la client cu zero de plată. Activează opțiunea doar dacă notezi încasările după ce ai primit efectiv banii, altfel clientul poate refuza plata unei facturi pe care scrie că nu mai are nimic de plătit.

Clientul a plătit mai mult decât factura (credit client)

Se întâmplă ca un client să plătească o sumă mai mare decât valoarea facturii, de exemplu 180 lei pentru o factură de 150 lei. Notează încasarea cu suma primită în realitate (180 lei), așa cum apare în bancă. Factura primește starea Încasată în plus, iar diferența (30 lei) trece singură în creditul clientului.

Creditul este o sumă pe care clientul o are „în avans” la tine și o vezi:

• în lista Clienți, coloana Credit disponibil;
• în pagina clientului, lângă numele lui;
• când emiți o factură nouă, imediat ce alegi clientul: apare un mesaj verde cu creditul disponibil. Butonul Vezi registrul din mesaj arată istoricul complet (când a apărut creditul și pe ce facturi a fost folosit).

Cum folosești creditul la o factură nouă

Important: aplică creditul înainte să trimiți factura clientului (PDF, email sau SPV). Astfel factura ajunge la el cu suma achitată din credit și cu restul de plată scrise pe ea.

1. Emite factura ca de obicei. Deasupra formularului apare mesajul verde cu creditul clientului.
2. Apasă Aplică pe factură și confirmă. Aplicația înregistrează singură o încasare Din credit client cu suma potrivită (creditul sau restul de încasat, care este mai mic).
3. Abia acum trimite factura. Pe PDF apar rândurile Achitat și REST DE PLATA, emailul spune cât s-a achitat din credit și cât mai are de plătit, iar în SPV factura pleacă cu suma achitată în avans și restul de plată. Creditul apare pe factură indiferent de opțiunea Încasările apar pe factura trimisă clientului.

Poți face același lucru și din fereastra de încasare (Acțiuni → Încasează), cu butonul Folosește creditul.

Nu poți folosi mai mult credit decât are clientul. Dacă ștergi o încasare din credit, suma se întoarce în creditul clientului.

Valoarea facturii nu se micșorează cu creditul: creditul este o plată făcută deja, nu o reducere.

Stornezi o factură care are încasări

Poți storna o factură chiar dacă are încasări; nu trebuie să le ștergi. Când alegi Acțiuni → Stornează, aplicația îți arată cât s-a încasat pe factură și te întreabă ce se întâmplă cu banii:

• Trece suma în creditul clientului: toată suma încasată devine credit al clientului. O folosești pe factura corectă pe care o emiți după stornare, cu butonul Aplică pe factură.
• Mută suma pe factura nouă (doar la Stornez și refac factura): suma trece în creditul clientului și se scade automat din factura nouă când o emiți, ca încasare Din credit client. Ce depășește totalul facturii noi rămâne credit. Dacă pe factura nouă schimbi clientul, creditul rămâne la clientul inițial.
• Restitui clientului suma: factura storno primește starea De restituit. După ce îi dai banii înapoi, deschizi factura storno și notezi restituirea cu Acțiuni → Restituie.

Banii care erau deja credit se întorc în credit în ambele variante: încasările de tip Din credit client și surplusul unei facturi încasate în plus. Se restituie doar banii primiți efectiv pentru factura stornată.

Încasările rămân pe factura stornată, ca istoric. Cât timp suma lor se află în creditul clientului, nu le mai poți modifica sau șterge. În registrul de credit al clientului, suma apare ca intrare Din factura stornată.

Dacă ai notat o încasare fără să fi primit banii, șterge încasarea înainte de stornare. Altfel clientul primește un credit care nu există.

Facturi mai vechi încasate în plus

Pentru facturile încasate în plus înainte de apariția acestei funcții, creditul nu se creează automat. Deschide factura și alege Acțiuni → Treci surplusul în credit client; diferența trece atunci în creditul clientului.

Încasări pentru mai multe facturi deodată

Dacă un client a plătit mai multe facturi printr-o singură plată:

1. În lista Facturi fiscale, bifează facturile plătite. Poți bifa doar facturi ale aceluiași client, în aceeași monedă.
2. Apasă Încasează în bara care apare jos.
3. Alege Tipul, apoi scrie suma primită și data; aplicația împarte suma pe facturile bifate, începând cu cea mai veche. Butonul Completează suma completează data de azi și totalul facturilor bifate.

Chitanțe

Când alegi o încasare în Numerar, aplicația generează chitanța cu număr propriu, din seria de chitanțe aleasă. O descarci și o tipărești din secțiunea Încasări a facturii, cu butonul Descarcă chitanța. La încasarea pentru mai multe facturi, chitanțele se descarcă toate într-un singur PDF.

Extrase bancare

Din meniul Încasări → Extrase bancare încarci extrasul de cont descărcat de la bancă (pentru moment ING Bank: fișierul CSV din ING Business, din Istoric tranzacții sau din Istoric conturi, ori Excel-ul din Istoric conturi). Apasă Importă extras de cont, alege banca, contul bancar și fișierul, apoi Importă și potrivește automat. Poți încărca extrase pe perioade suprapuse: tranzacțiile deja importate sunt sărite. Aplicația:

• clasifică singură comisioanele, ratele de credit și retragerile de numerar;
• potrivește încasările cu facturile emise (după numărul facturii din detaliile plății, CUI-ul clientului și sumă) și plățile cu facturile de cumpărare primite prin SPV;
• îți arată ce a rămas De verificat.

Pentru fiecare tranzacție de verificat apeși Mapează: facturile propuse sunt deja bifate, poți căuta altele după număr, client sau CUI și poți împărți suma pe mai multe facturi. Butonul de confirmare (Înregistrează încasarea sau Înregistrează plata) se activează când suma alocată este egală cu tranzacția. O încasare confirmată devine chitanță pe factură; o plată confirmată devine plată pe factura de cumpărare, care poate fi și parțială: factura rămâne cu restul de plată și devine plătită când plățile acoperă totalul. Plățile făcute în numerar sau cu cardul le adaugi din SPV → Primite, cu Plăți pe factură.

Tranzacțiile care nu au legătură cu facturile (salarii, taxe, transferuri între conturile proprii) le clasifici cu Clasifică, alegând categoria din fereastra care se deschide (întâi cele standard, apoi categoriile tale); poți bifa mai multe deodată și folosi Clasifică selectate. Orice validare sau clasificare se poate anula ulterior (Anulează sau Reactivează), iar pagina De verificat adună tranzacțiile deschise din toate extrasele.

Încasări de la curieri (ramburs)

Dacă trimiți colete cu plata la livrare, nu mai notezi încasările una câte una: încarci fișierul de rambursuri primit de la curier și aplicația notează singură încasările pe facturi. Vezi capitolul Încasări curieri.

Facturi restante

În pagina Rapoarte vezi suma totală de încasat și cât din ea este restantă (cu scadența depășită). În lista de facturi poți folosi filtrul Încasare (de exemplu Neîncasată sau Scadență depășită) ca să vezi doar facturile neplătite.