Datele firmei apar pe fiecare factură, de aceea este bine să le verifici o singură dată, la început. Le găsești în meniul din stânga, la Setări. Zona de setări are propriul meniu, cu câte o pagină pentru fiecare parte, descrisă mai jos: Companie, Conturi bancare, Serii documente, Taxe, Delegați, Unități de măsură, Preferințe, Aspect documente și integrările.
Ca să poți emite facturi corecte, firma are nevoie de câteva setări minime: adresa completă (județ, localitate, adresă), cel puțin un cont bancar, o serie de facturi, un tip de taxă, un delegat și o unitate de măsură, toate active. Dacă lipsește ceva, aplicația îți arată fereastra Mai sunt câteva setări de completat, cu ce mai ai de completat; apasă pe oricare rând și ajungi direct în pagina potrivită. Poți amâna fereastra, dar ea revine până când totul este completat, inclusiv dacă dezactivezi ulterior una dintre setări.
Companie
Aici sunt denumirea, codul fiscal, numărul de la Registrul Comerțului și adresa. Le-am preluat automat de la ANAF când ți-ai făcut contul. Verifică-le și completează, la Contact și Date suplimentare:
- Email și Telefon: apar pe factură, ca să te poată contacta clienții.
- Administrator: numele persoanei care semnează documentele.
- Capital social: dacă vrei să apară pe factură.
Denumirea, numărul de la Registrul Comerțului, adresa sediului și calitatea de plătitor de TVA vin de la ANAF și nu pot fi modificate de mână (câmpurile au un lacăt). Câmpurile pe care ANAF nu le are rămân editabile. Dacă s-a schimbat ceva la firmă (de exemplu numărul de la Registrul Comerțului sau adresa sediului), apasă Actualizează din ANAF și confirmă: denumirea, numărul de la Registrul Comerțului, adresa și calitatea de plătitor de TVA din formular sunt înlocuite cu cele de la ANAF, iar sub buton vezi ce s-a schimbat. Datele nu se salvează singure: verifică-le și apasă Salvează.
Sub buton vezi și starea firmei la ANAF (activă, inactivă fiscal, cu activitatea suspendată, radiată) și data ultimei verificări. O verificăm automat în fiecare zi. Dacă firma nu mai este activă, îți arătăm un mesaj explicativ deasupra listelor din aplicație (facturi, clienți etc.), până când situația se rezolvă. Dacă ai rezolvat-o deja, apasă Actualizează din ANAF și mesajul dispare.
În secțiunea Alte informații poți adăuga, cu Adaugă informație, rânduri care apar pe factură (o etichetă și o valoare).
Apasă Salvează în partea de jos după orice modificare.
Conturi bancare
Contul bancar apare pe factură, ca să știe clientul unde să plătească.
- În Setări, deschide Conturi bancare.
- Apasă Cont bancar.
- Scrie numele băncii, alege moneda contului și scrie IBAN-ul, apoi apasă Adaugă contul.
Poți adăuga mai multe conturi (de exemplu, unul în lei și unul în euro). Când emiți o factură, alegi ce conturi să apară pe ea. Doar conturile active se pot alege pe documentele noi.
Serii documente
Seria este „prefixul” facturilor tale. De exemplu, cu seria WB facturile vor fi WB-0001, WB-0002 și așa mai departe. Numerotarea merge singură, în ordine, fără goluri.
- În Setări, deschide Serii documente.
- În secțiunea Facturi și chitanțe, apasă Serie.
- Scrie seria facturilor (câteva litere), moneda și numărul de la care începi. Dacă ai emis deja facturi în alt program, continuă numerotarea de acolo, la Următorul număr.
- Apasă Adaugă seria.
Proformele au propria lor serie, în secțiunea Proforme. Dacă lucrezi cu mai multe monede, poți avea o serie pentru fiecare.
O serie de facturi sau de proforme poate avea propriul Format PDF (de exemplu, facturile în euro în formatul Minimal). Lasă Al firmei ca să folosească formatul ales în Aspect documente.
Taxe
Aici sunt cotele de TVA folosite pe facturi. Le-am pregătit noi (de exemplu TVA 21%, TVA 11%, Fără TVA, plus cotele mai vechi). Dacă firma ta nu este plătitoare de TVA, cotele cu procent sunt deja oprite și pe facturi va apărea automat TVA 0.
Delegați
Delegatul este persoana care predă marfa sau semnează factura. Dacă facturezi servicii, poți lăsa lista așa cum este.
Unități de măsură
Bucată, oră, kilogram, lună și așa mai departe. Le alegi când adaugi un produs sau serviciu pe factură. Poți adăuga altele noi din nomenclatorul e-Factura, cu butonul Unitate, și le poți pune în ordinea în care vrei să apară în listă.
Logo
În pagina Companie (sau în Aspect documente, sub formatul PDF), la secțiunea Logo, apasă Încarcă logo ca să adaugi sigla firmei. Va apărea în antetul facturilor PDF.
Logo-ul trebuie să aibă cel puțin 100×30 pixeli, iar lățimea să fie între jumătate și de 8 ori înălțimea; decupează spațiul gol din jurul siglei înainte să-l încarci. Îl salvăm ca PNG (transparența se păstrează), micșorat dacă e foarte mare.
Preferințe
În Setări → Preferințe poți seta lucruri care se aplică automat la toate facturile:
- un text care apare pe fiecare factură (de exemplu, condiții de plată), la Comentarii implicite;
- numărul de zile până la scadență, propus automat la fiecare factură nouă, la Scadența implicită;
- seria în care se emit facturile de storno, la Seria stornărilor (implicit seria facturii stornate; o poți schimba la fiecare stornare);
- dacă încasările se scad din suma de plată de pe factură, la Încasările apar pe factura trimisă clientului;
- adresa unde primești arhivele cu documentele exportate, la Email export documente.
Setările pentru trimiterea în e-Factura (după câte zile, trimiterea automată către client, documentele cu minus) și adresele de notificări e-Factura sunt în Setări → e-Factura (vezi capitolul e-Factura (SPV)).
Aspect documente
În Setări → Aspect documente alegi cum arată facturile și proformele PDF: formatul (Clasic, cel de până acum, Minimal, Accent de culoare sau Structurat) și culoarea de accent a formatelor noi. Apasă Previzualizează ca să vezi ultima ta factură în formatul ales, înainte să salvezi. Tot aici poți încărca logo-ul.
Integrări
Setările pentru serviciile externe au pagini separate, tot în Setări:
- e-Factura: conectarea firmei la ANAF (SPV), ca să poți trimite și primi facturi; vezi capitolul e-Factura (SPV);
- Procesatori plăți: conturile Netopia și Stripe folosite pentru linkurile de plată online;
- Curieri: notificarea magazinului online la fiecare încasare ramburs;
- Google Drive: conectarea contului Google în care aplicația salvează documentele;
- API: identificatorul și secretul folosite de integrările care se conectează la aplicație.