Facturi fiscale

Factura fiscală este documentul oficial pe care îl emiți clientului. O găsești în meniul din stânga, la Facturare → Facturi fiscale.

Cum emiți o factură

Toată factura (clientul, datele documentului și produsele) se completează pe aceeași pagină și se salvează o singură dată, la final.

Pasul 1. Clientul și datele facturii

1. Apasă butonul Factură nouă din meniul din stânga (sau din pagina Facturi fiscale).
2. La Client, apasă pe Caută clientul după nume sau CUI, scrie câteva litere din numele clientului sau codul lui fiscal și alege-l din listă.
3. În caseta Document, verifică seria, data și termenul (numărul de zile până la scadență).
4. Dacă ai mai multe conturi bancare, bifează la Plată pe care să le afișezi pe factură.

Pasul 2. Produsele sau serviciile

Fiecare rând de pe factură este o linie, în caseta Produse și servicii.

1. Scrie denumirea produsului sau serviciului. Dacă l-ai salvat în Produse și servicii, aplicația ți-l propune pe măsură ce scrii: alege-l și denumirea, unitatea de măsură, prețul și cota de TVA se completează singure. Altfel, scrie cantitatea și prețul și alege unitatea de măsură și cota de TVA.
2. Pentru un rând nou, apasă Adaugă linie.
3. Sub fiecare linie completezi, dacă e nevoie, detaliile (apar sub denumire), discountul și codul CPV. Pentru a șterge o linie, apasă coșul din dreapta ei.

Totalurile (valoare, TVA, total de plată) se calculează singure și le vezi sub linii.

Pasul 3. Salvarea

Apasă Emite factura, în bara de jos. Factura primește numărul următor din serie și este gata. Dacă nu ai terminat, apasă Salvează ciorna și o emiți mai târziu.

Clienți către care nu poți emite factura

Dacă firma clientului nu mai este activă la ANAF (inactivă fiscal, cu activitatea suspendată sau radiată), factura nu se salvează și primești un mesaj care explică motivul: starea firmei, de când și când a fost verificată. Același lucru se întâmplă la transformarea unei proforme în factură și la facturile recurente, care nu se mai generează până când firma redevine activă.

Dacă știi că firma este din nou activă, deschide clientul și apasă Actualizează din ANAF, apoi emite factura.

Ce poți face cu o factură emisă

Deschide factura din listă. În partea de sus ai butoanele Vezi PDF și Acțiuni:

• Vezi PDF / Descarcă PDF (în Acțiuni): deschide factura ca document PDF, gata de tipărit.
• Trimite pe email: clientul primește factura PDF pe adresa lui de email. Toate trimiterile, cu destinatar, data și eventuala eroare, sunt în secțiunea Email din josul paginii facturii. După prima trimitere, butonul devine Retrimite pe email.
• Încasează: notează că ai primit banii (vezi capitolul Încasări).
• Stornează: anulează factura printr-o factură de storno (cu valori negative), așa cum cere legea. Factura originală nu se șterge. În fereastra care se deschide alegi data stornării (cel mai devreme data facturii), seria și, dacă vrei, motivul (Retur marfă, Eroare de facturare, Anulare comandă, Serviciu neprestat sau Altul, cu detalii). Motivul apare în observațiile facturii de storno și în e-Factura. Dacă factura are încasări, tot acolo alegi ce se întâmplă cu banii (vezi capitolul Încasări, secțiunea Stornezi o factură care are încasări).
• Anulează stornarea: în pagina facturii de stornare, dacă nu a fost trimisă în SPV și nu are încasări sau restituiri. Stornoul rămâne în listă ca anulat, iar factura originală redevine activă, ca înainte de stornare.
  • Dacă clientul a returnat doar o parte din marfă, un serviciu s-a prestat doar în parte sau ai facturat un preț prea mare pe o linie, folosește Stornare parțială (vezi mai jos).
  • Dacă factura are date greșite (preț, cantitate, cotă TVA, denumire) și vrei să le corectezi într-un singur document, folosește Corectează factura (vezi mai jos).
  • Dacă factura avea date greșite (client, preț, cantitate, cota TVA), alege în aceeași fereastră Stornez și refac factura. După stornare se deschide o ciornă cu datele facturii inițiale (client, produse, reduceri, conturi, limbă); o corectezi și o emiți. În observațiile ei apare „Emisă în locul facturii X, stornată prin Y”, iar pagina facturii inițiale arată legătura spre factura nouă. Dacă ștergi ciorna, legătura dispare.
• Acordă reducere: emite o factură de reducere pentru o reducere dată după facturare (vezi mai jos, Factură de reducere).
• Trimite în SPV: transmite factura la ANAF (vezi capitolul e-Factura). Când factura este gata de trimis, butonul apare și direct în partea de sus a paginii.

Corectarea unei facturi

O factură emisă nu se modifică după ce a ajuns la client sau în SPV; se corectează printr-un alt document, care face trimitere la ea. Alege varianta după ce s-a întâmplat:

Toate documentele cu minus se trimit în SPV ca facturi (380) sau, dacă alegi în Setări → e-Factura, ca note de credit (381). Banii merg așa: la stornarea totală alegi ce faci cu încasările; la stornarea parțială, la factura de corecție cu diferență negativă și la factura de reducere, suma trece în creditul clientului și se scade din ce mai are de plată factura inițială.

Variantele de stornare se pot folosi și prin API (v6): GET /api/v6/invoices/{id}/storno arată ce se mai poate storna, iar POST /api/v6/invoices/{id}/storno face stornarea totală sau, cu liniile alese, stornarea parțială.

Stornare parțială

Din Acțiuni → Stornare parțială stornezi doar o parte din factură. Fereastra arată liniile facturii și ce a mai rămas de stornat pe fiecare. Pe fiecare linie alegi:

• Cantitate: câte bucăți (ore, kg…) stornezi, de exemplu marfa returnată;
• Corecție preț: cu cât scade prețul unitar, pentru cantitatea rămasă pe linie (prețul facturat a fost prea mare).

Bifa Stornează tot ce a rămas ia tot ce a mai rămas pe toate liniile. Alegi apoi data (cel mai devreme data facturii), seria și motivul, și vezi liniile și totalul înainte să emiți. Discountul pe linie se păstrează, iar reducerea pe toată factura se scade proporțional.

Stornarea parțială e o factură cu valori negative, cu număr din serie, în moneda și la cursul facturii inițiale; se trimite în SPV ca orice factură, cu trimitere la factura inițială și cu motivul. Suma ei trece în creditul clientului și se scade automat din ce mai are de plată factura inițială; dacă factura era deja plătită, suma rămâne în credit (o folosești pe altă factură sau o restitui din pagina clientului).

După o stornare parțială, factura inițială nu se mai modifică și nu se mai stornează integral: ce a rămas din ea se stornează tot parțial (butonul Stornează te duce acolo, cu Stornează tot ce a rămas bifat). Când nu mai rămâne nimic de stornat, factura devine Stornată. Stornarea parțială nu se încasează și nu se modifică; dacă a fost greșită, o stornezi din Acțiuni, iar factura inițială revine la ce avea de plată. O factură care are facturi de reducere se stornează parțial doar după ce stornezi reducerile.

Factură de corecție

Din Acțiuni → Corectează factura emiți o factură de corecție: un singur document care conține toate liniile facturii inițiale cu minus și, dedesubt, liniile corecte. Liniile corecte pornesc ca o copie a celor inițiale; le modifici, adaugi sau ștergi ca într-o factură obișnuită. Alegi data (cel mai devreme data facturii), seria, termenul de plată și motivul, și vezi totalul stornat, totalul corect și diferența înainte să emiți.

Factura de corecție are număr din serie, e în moneda și la cursul facturii inițiale și se trimite în SPV ca orice factură, cu trimitere la factura inițială (număr și dată) și cu motivul. Pe PDF liniile apar în două secțiuni: Valori din factura X – stornate și Valori corecte; totalul facturii e diferența.

• Diferența e negativă (ai facturat prea mult): suma trece în creditul clientului și se scade automat din ce mai are de plată factura inițială; dacă factura era deja plătită, suma rămâne în credit. Factura de corecție nu se încasează.
• Diferența e pozitivă (ai facturat prea puțin): factura de corecție se încasează ca orice factură. Factura inițială își păstrează încasările și restul de plată.

Clientul se poate schimba doar cu un client care are același cod fiscal. Pentru alt client, folosește Stornează cu Stornez și refac factura. După corecție, factura inițială nu se mai modifică, nu se stornează și nu se corectează din nou; dacă factura de corecție a fost greșită, o stornezi din Acțiuni, iar factura inițială redevine cum era. O factură cu stornări parțiale, facturi de reducere sau reducere pe toată factura nu se corectează așa.

Factură de avans

Când clientul plătește un avans înainte de livrare, emiți o factură pentru avans și o marchezi Factură de avans: la o factură nouă, cu bifa din formular; la una deja emisă, cu comutatorul Factură de avans din pagina ei (merge și după ce a fost trimisă în SPV). Avansul se încasează ca orice factură.

La livrare emiți factura finală cu toată valoarea și scazi avansul din ea: sub linii, Deduce avans arată facturile de avans ale clientului, în aceeași monedă, care mai au ceva de dedus. Bifezi avansurile și suma (implicit tot ce a rămas), iar aplicația adaugă câte o linie cu minus pentru fiecare cotă TVA a avansului: „Regularizare avans factura X din data”. Liniile acestea nu se modifică, doar se șterg; factura finală nu poate avea reducere pe toată factura. Clientul plătește pe factura finală doar diferența; încasarea avansului rămâne pe factura de avans. În SPV, factura finală face trimitere la factura de avans (număr și dată).

Un avans se poate deduce în mai multe tranșe, pe mai multe facturi finale. Și o ciornă rezervă suma dedusă: dacă renunți la ea, șterge ciorna sau linia de regularizare. În pagina avansului vezi pe ce facturi a fost dedus și cât a mai rămas.

Cât timp e dedus, avansul nu se mai modifică, nu se stornează și nu se demarchează. Dacă factura finală a fost greșită, o stornezi (sau Stornez și refac factura: ciorna nouă păstrează regularizarea): avansul redevine disponibil. Factura finală se stornează doar întreagă, nu parțial, nu se corectează și nu primește reduceri.

Factură de reducere

Când acorzi clientului o reducere după ce ai emis factura, o treci pe o factură de reducere, nu modifici factura inițială. Motivele posibile:

• Rabat: pentru defecte de calitate;
• Remiză: pentru volumul cumpărat;
• Risturn: pentru rulajul de pe o perioadă (de exemplu un trimestru), de obicei pe mai multe facturi;
• Sconto: pentru plata înainte de termen.

De unde o emiți:

• din pagina facturii: Acțiuni → Acordă reducere;
• din pagina clientului: Acordă reducere, alegi perioada și bifezi facturile (în aceeași monedă). Așa se dă de obicei un risturn.

În fereastră alegi motivul, procentul sau suma cu TVA (cât plătește clientul mai puțin), data și seria, apoi vezi liniile și totalul înainte să emiți. Aplicația face câte o linie negativă pentru fiecare factură și cotă de TVA, pe cotele facturii inițiale, așa cum cere Codul fiscal pentru ajustarea bazei de TVA. Un procent se aplică pe ce se mai poate reduce din fiecare factură; o sumă se împarte proporțional pe facturi și pe cotele lor.

Factura de reducere are număr din serie, se trimite în SPV ca orice factură și arată pe PDF „Factură de reducere” și facturile la care se referă. Suma ei trece în creditul clientului și se scade automat din ce mai are de plată pe facturile reduse (o încasare „Din credit client”); dacă facturile erau deja plătite, suma rămâne în credit, pe care îl folosești pe o factură următoare sau îl restitui (pagina clientului, secțiunea Credit client).

Factura de reducere nu se încasează și nu se modifică. Dacă reducerea nu mai e valabilă, o stornezi din Acțiuni: creditul și încasările făcute din el dispar, iar factura inițială rămâne de plată ca înainte. O factură care are reduceri nu se modifică și nu se stornează până nu stornezi întâi reducerile ei.

Produse și servicii salvate

Produsele și serviciile pe care le facturezi des le salvezi o singură dată în Facturare → Produse și servicii: denumire, preț, monedă, unitate de măsură și cota de TVA. Pe factură le alegi apoi pe linie, iar valorile se pot modifica pe fiecare document. Un produs inactiv nu mai apare în lista de pe factură, dar facturile emise cu el nu se schimbă.

Istoricul facturii

În secțiunea Istoric de la finalul paginii facturii apasă Arată istoricul ca să vezi cine a modificat-o, când și ce valori s-au schimbat: datele facturii, liniile și încasările. Pentru modificările făcute din aplicația mobilă apare utilizatorul aplicației, iar pentru cele venite prin API (de exemplu din magazinul online) apare titularul contului. Proformele au același istoric.

Starea facturii

• Emisă: factura este valabilă.
• Anulată: factura a fost anulată.
• Storno / Stornată: factura de storno și factura pe care o anulează; în pagina fiecăreia ai legătura către cealaltă. O factură refăcută arată și factura emisă în locul ei.
• Stornare parțială: în pagina ei ai legătura către factura stornată, iar în pagina facturii inițiale vezi Stornări parțiale și ce a mai rămas pe fiecare linie. Le găsești cu filtrul Stare → Stornări parțiale.
• Corecție: factura de corecție; în pagina ei ai legătura către factura corectată, iar factura inițială arată Corectată prin factura …. Le găsești cu filtrul Stare → Facturi de corecție.
• Avans: o factură de avans; în pagina ei vezi pe ce facturi finale a fost dedusă și cât a mai rămas, iar factura finală arată Avansuri deduse. Le găsești cu filtrul Stare → Facturi de avans.
• Reducere: o factură de reducere; în pagina ei ai legătura către facturile reduse, iar în pagina unei facturi reduse vezi Reduceri acordate. Le găsești cu filtrul Stare → Reduceri.
• Ciornă: factura salvată, dar neemisă; nu are valoare fiscală până nu o emiți. Le găsești cu filtrul Stare → Ciorne, sau din mesajul Vezi ciornele de deasupra listei. Ciornele de care nu mai ai nevoie le bifezi în listă și le ștergi cu Șterge.

Facturi în altă monedă

Când alegi o altă monedă (de exemplu, euro), aplicația preia automat cursul BNR din ziua facturii. Poți scrie și un curs propriu, în câmpul Curs. Pe factură apar sumele în moneda aleasă și echivalentul în lei.

Căutare și filtre

Deasupra listei de facturi ai o căsuță de căutare (număr, client, CUI sau comandă) și filtre după perioadă, încasare, e-Factura, stare, tip client și monedă. Poți descărca toate facturile dintr-o lună, ca PDF, din butonul Export → Facturi (PDF): arhiva se pregătește în fundal și vine pe email.

Facturi proforme

Proforma se face exact la fel, din meniul Facturare → Facturi proforme, cu butonul Proformă nouă. Diferența: proforma nu este document fiscal, este o „ofertă de plată”. Când clientul plătește, deschizi proforma și alegi din Acțiuni → Transformă în factură fiscală: factura fiscală se creează automat cu aceleași date.